Fragmentação de Documentos
Muitas vezes, destino das papeladas é dúvida dos empresários
É importante ter cuidado ao incinerar documentos sigilosos de empresas dos mais variados tipos de negócio. Se feito de forma errada, a empresa pode sofrer graves consequências. O cuidado maior deve ser com a possibilidade de vazar informações confidenciais da empresa. Dessa forma, pessoas más intencionadas podem se aproveitar do conteúdo para um benefício próprio. Além disso, há também o prejuízo que o descarte incorreto pode causar no meio ambiente, podendo poluir o solo e os rios da região. Por isso, é importante contratar empresas especializadas na eliminação desse tipo de documento.
O destino dos papéis que lotam as salas de diferentes empresas é uma das dúvidas da maioria dos empresários. Ao contratar uma empresa para incinerar documentos sigilosos, inicia-se uma seleção do material para separar o que pode e o que não pode ser excluído do local. É preciso ter atenção ao incinerar documentos sigilosos para evitar que arquivos sejam eliminados antes do tempo, podendo causar problemas para a empresa. Dessa forma, é função do cliente acompanhar o serviço, evitando possíveis erros.
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Descarte correto de documentos
O descarte de documentos é um procedimento de destruição de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.
Se considerarmos que cada documento tem um tempo específico para ficar guardado e exercer sua função, podemos imaginar quantos documentos não estão acumulados em gavetas de casas, escritórios, departamentos públicos e etc.
Documentos como comprovantes de contas e recibos, como de água, luz, telefone, e outros serviços considerados essenciais devem ficar guardados por um período de cinco anos.
Outros documentos como, por exemplo, os recibos de pagamento de condomínio não devem ser descartados ou eliminados por todo o período em que o morador estiver habitando ou utilizando o imóvel.
Faturas de cartão de crédito, segundo o PROCON, devem ser guardadas por um ano até que seja feita sua eliminação. Outros documentos como as notas fiscais de compra e certificados de garantia de produtos e serviços têm de ser mantidos pelo prazo da vida útil do produto ou serviço adquirido.
Manter documentos de forma organizada e pelo período de validade estabelecido é uma forma prática de evitar problemas e dores de cabeças que podem surgir, como, por exemplo, cobranças de pagamentos que já foram efetuados e ações judiciais.
Segundo especialistas, os locais para armazenar documentos também merecem atenção especial. Excesso de exposição ao sol e à umidade podem produzir danos como apagar escritas e dados essenciais.
Além disso, todos os documentos que contêm dados e informações pessoais como endereços, números de telefones, números de RG, CPF, etc. Portanto, a prevenção é uma ótima maneira de evitar que essas informações caiam nas mãos de pessoas mal-intencionadas. Sendo assim, jamais descarte em lixo comum qualquer documento, nem mesmo extratos de contas.
Hoje em dia, estão no mercado muitas empresas especializadas na manutenção segura e sigilosa, assim como na correta eliminação de documentos. Essa é uma ótima forma de manter dados e informações importantes de maneira segura e pelo tempo necessário.
Caso você tenha em sua casa documentos que já são passíveis de descarte, lembre-se também da questão ambiental na hora de descartá-los. Você pode utilizar um triturador de papel para inviabilizar as informações dos documentos, e, após isso, como os documentos são em sua maioria à base de papel, destine-os corretamente à reciclagem. Assim, além da sua segurança, você também colabora com o planeta!
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Descarte seguro de documentos
A proteção do meio ambiente é um assunto que, atualmente, envolve todos os setores da sociedade, inclusive o econômico. Não poderia deixar de ser assim, visto que foram motivações econômicas as principais responsáveis pela destruição de florestas e poluição do ar e das águas.
O serviço de Reciclagem Segura de Arquivo e Documentação, permite salvaguardar potenciais situações de risco, no processo de eliminação de documentação confidencial.
Qualquer empresa pode se tornar sustentável, aplicando estratégias e ações específicas em seus processos. No post de hoje, veja como tornar sua empresa ecologicamente correta no processo de descarte dos arquivos!
Quanto às idades, os documentos podem ser:
Correntes ou 1ª idade: estão em tramitação ou são consultados frequentemente devido ao uso administrativo, fiscal e/ou jurídico, possuindo valor primário (precisam ficar próximos ao produtor/acumulador)
Intermediários ou 2ª idade: são oriundos dos arquivos correntes e ocasionalmente são consultados, possuindo valor primário (dentro de um determinado prazo, eles serão eliminados ou direcionados para o arquivo permanente).
Permanentes ou 3ª idade: são aqueles documentos que precisam ser guardados permanentemente, não podendo ser eliminados ou descartados em hipótese nenhuma, por serem de alto valor probatório/informativo para o Estado e/ou a sociedade.
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